YalıGayrimenkul Emlak CRM ve Portföy Yönetim Sistemi

Hazır bir paket uyarlamak yerine ofisin kendi iş akışına göre sıfırdan bir CRM ve portföy yönetim sistemi geliştirdik. Sistem firmanın kendi alan adında (yalıgayrimenkul.com) çalışır; danışman sayısı arttıkça ek lisans ödenmez.

• Genel bakış ekranı: aktif portföy, açık talepler, günün randevuları ve bekleyen teklifler tek bakışta

• Günün ajandası, akıllı eşleştirme kuyruğu, danışman performansı ve canlı hareket akışı

• Tüm arayüz Türkçe; portföy no, müşteri adı, telefon veya talep üzerinden tek kutudan arama

• Rol bazlı yetki: yönetici, ofis sorumlusu, danışman, muhasebe ve asistan yalnız kendi alanını görür

Her gayrimenkul otomatik portföy numarasıyla kaydedilir; satılık / kiralık, emlak tipi, oda, alan, kat, ısınma, adres ve koordinat bilgileri tek formda toplanır. Beş adımlı sihirbaz (temel bilgiler → özellikler → konum → medya → yayın) eksik girişi baştan engeller.

• Tablo, kart ve harita görünümleri; işlem tipi, emlak tipi, durum, şehir, ilçe, oda, danışman ve fiyat aralığına göre filtre

• Durum akışı: taslak → aktif → rezerve → satıldı / kiralandı → pasif; kapanış işlemle otomatik güncellenir

• Tek yetkili / çoklu yetki ayrımı ve yetki bitiş tarihi; süresi yaklaşan ilanlar uyarılır

• Portföy kartından tek tıkla müşteriyle eşleştirme, PDF sunum ve sosyal medya görseli

Koordinatı girilen her portföy haritada fiyat etiketiyle işaretlenir. Danışman "Sapanca'da göl manzaralı ne var?" sorusuna listeyi taramadan, haritada yakınlaştırarak yanıt verir.

• Yakın ilanlar kümelenir; kümeye tıklayınca ayrışır

• Arama, işlem tipi ve durum filtreleri harita ile eş zamanlı çalışır

• Koordinatı girilmemiş portföyler ayrıca listelenir, eksik bilgi gözden kaçmaz

Lead ile müşteri ayrı tablolara bölünmez; tek kayıt yeni lead → nitelikli → aktif görüşme → müşteri → pasif / arşiv aşamalarından geçer. Telefon numarası zorunludur ve kayıt anında kopya kontrolü yapılır.

• Kaynak takibi (referans, web sitesi, sosyal medya, tabela, telefon), etiketler ve KVKK onay tarihi

• Sorumlu danışman, son görüşme ve sonraki takip tarihi; geciken takipler kırmızı işaretlenir

• Müşteri kartında iletişim ve aktivite geçmişi: arama, e-posta, gösterim, teklif ve işlem tek zaman çizelgesinde

• Tek tıkla arama ve e-posta bağlantısı

Müşterinin aradığı gayrimenkul bir talep olarak kaydedilir: işlem tipi, emlak tipleri, bölgeler, bütçe aralığı, oda ve alan sınırları, olmazsa olmaz özellikler. Akıllı eşleştirme bu kriterleri portföyle karşılaştırır ve her ilana bir uyum yüzdesi verir.

• Skor deterministiktir: emlak tipi, lokasyon, bütçe, oda sayısı, alan, özellikler, güncellik ve danışman uyumu ağırlıklarla puanlanır; ağırlıklar ayarlardan değiştirilebilir

• Her kartta hangi kriterin tuttuğu, hangisinin tutmadığı açıkça görünür — "neden %56?" sorusu cevapsız kalmaz

• Zorunlu kriterler eleme filtresi olarak çalışır; süresi dolan talepler için eşleştirme hesaplanmaz

• Talep listesinde öncelik (acil / yüksek / normal / düşük) ve durum takibi

Her fırsat panoda bir karttır: yeni lead → arandı → görüşüldü → talep oluşturuldu → portföy gösterildi → teklif → pazarlık → kazanıldı / kaybedildi. Kart sürüklenerek aşama değiştirilir; geçiş kaydı otomatik tutulur.

• Kartta müşteri, aradığı gayrimenkul, bütçe, sorumlu danışman ve takip tarihi

• Takibi geciken fırsatlar filtreyle öne çıkarılır

• Teklif ve karşı teklifler revizyon geçmişiyle tutulur; kabul edilen teklif işleme dönüşür

• Kaybedilen fırsatta kayıp nedeni kaydedilir; ofis neden kaybettiğini görür

Yer gösterimi, telefon görüşmesi ve toplantılar müşteri ve portföyle ilişkili randevu olarak kaydedilir; haftalık, aylık ve günlük görünümde danışmana ve türe göre filtrelenir.

• Gösterim sonrası sonuç formu: müşteri ilgisi, geri bildirim ve sonraki adım; sonuç fırsat kartına işlenir

• Görev panosu: yapılacak → devam ediyor → beklemede → tamamlandı; öncelik, son tarih ve geciken işaretleri

• "Panom / Ekip / Bugün / Geciken / Yaklaşan" sekmeleriyle herkes kendi yükünü, yönetici ekibin tamamını görür

• Yaklaşan randevu ve görevler için uygulama içi bildirim

Satış veya kiralama sözleşmesi imzalandığında işlem kaydı açılır; portföy kapanır, fırsat "kazanıldı" olur ve komisyon aynı adımda hesaplanır. Finansal kayıt silinmez.

• Komisyon oran veya sabit tutar olarak tanımlanır; danışman payı / ofis payı kişiye göre farklı oranla bölünür

• Ofis payı her zaman sunucuda hesaplanır; arayüzden değiştirilemez

• Tahsilat durumu (bekliyor / tahsil edildi) ve aylık brüt komisyon, ofis payı, danışman payı özetleri

• Muhasebe rolü yalnız işlem ve komisyon ekranlarını görür; bu bir ön muhasebe, genel muhasebe değildir

Danışman her ilan için tasarım programı açmak zorunda kalmaz. Portföy bilgilerinden markalı sosyal medya görseli tek tıkla üretilir: kare, story veya yatay format, fiyat göster / gizle seçeneği, öne çıkarılacak dört özellik etiketi.

• Görsel ofisin marka renkleri, logosu ve portföy numarasıyla hazırlanır; indirilip paylaşılır

• PDF portföy sunumu: birden fazla ilanı seçip müşteri adına hazırlanan, danışman iletişimi ve fiyat tercihli kurumsal sunum

• Ekip notu ve iç bilgiler sunuma asla dahil edilmez

• Portallara otomatik gönderim bilinçli olarak kapsam dışıdır; görsel yalnız uygulama içinde üretilir

Rapor ekranı dönem ve danışman filtresiyle çalışır; her sayı sistemdeki gerçek kayıtlardan hesaplanır, önceki dönemle karşılaştırılır.

• Yeni portföy, gösterim, teklif ve kapanış sayıları; kapanan işlem hacmi ve ortalama işlem bedeli

• Dönüşüm hunisi: lead → nitelikli → gösterim → teklif → kapanış

• Portföy durumu dağılımı, lead kaynak dağılımı, en çok ilgi gören ilanlar

• Tek tıkla CSV dışa aktarım

Kullanıcılar yöneticinin belirlediği rollerle çalışır; yetkiler modül ve işlem bazında (görüntüle, tümünü görüntüle, oluştur, düzenle, sil, ata) tek matristen yönetilir. Danışman yalnız kendi portföy ve müşterilerini görür, ofis sorumlusu tamamını.

• Kullanıcı pasife alındığında açık oturumu ilk istekte sonlandırılır

• Aynı e-posta ve IP için tekrarlayan hatalı girişlerde geçici kilit

• Denetim kayıtları: giriş, oluşturma, güncelleme, durum değişikliği ve silme işlemleri kim / ne zaman / hangi IP bilgisiyle değiştirilemez şekilde tutulur

• Belgeler herkese açık adres üretmeyen özel alanda saklanır; indirme yetkilendirilir ve loglanır

• Günlük otomatik veritabanı yedeği ve seçilebilir saklama süresi

Danışmanın günü ofiste değil sahada geçer. Arayüz mobil öncelikli tasarlandı: telefon ve tabletten tarayıcıyla açılır, ek uygulama kurulmaz.

• Menü çekmeceye, tablolar kart görünümüne dönüşür; formlar tek sütuna iner

• Gösterim sırasında müşteri kartı, portföy detayı ve sonraki takip tek elle güncellenir

• Portföy kartından mülk sahibini ve müşteriyi tek dokunuşla arama