TEFA Makine Yönetim Paneli: Satış, Sevkiyat, Cari ve Maliyet Takibi

Panel açıldığında yönetici o ayın resmini görür: cari ve makine sayısı, bu ay oluşturulan teklifler, sevk edilen makineler, açık görevler ve TL tahsilat — her biri geçen ayla karşılaştırmalı.

• Son altı ayın teklif, sipariş ve sevkiyat adedi tek grafikte; farklı para birimleri tek eksende toplanmaz

• Takip bekleyen cariler, sipariş teslim takibi ve teslime kalan gün

• Kısmen dönüştürülen belgelerde sonucu bekleyen makineler

• Firma bazında cari durum: fatura, tahsilat, avans, bakiye ve en yakın vade

• Açık görüşmeler ve son notlar; hızlı işlem kısayolları

Her cari kartı rol (müşteri, tedarikçi, nakliyeci — birden fazla olabilir) ile durumu (potansiyel, aktif, pasif, kaybedildi) ayrı tutar; "mevcut müşteri" bilgisi ayrı bir alan değil, durumdan türer. Sipariş alındığında potansiyel cari otomatik aktife geçer ve durum geçmişine not düşülür.

• Ülke, durum, kaynak, yıl ve sorumlu temsilciye göre filtre; aranabilir bayraklı ülke seçici

• Aksiyon tarihi gelen cariler ve içe aktarımda kontrol bekleyen şüpheli kayıtlar ayrı sayaçta

• Excel ile toplu içe aktarma: parti bazlı kayıt, birleştirilen ve atlanan satır raporu, geri alma

• Excel dışa aktarma ve ülkeye göre gruplu görünüm

Müşteri kartı, o firma hakkında bilinmesi gereken her şeyi sekmeler halinde toplar: son gelen ödeme, son fatura, bakiye ve vadesi geçen tutar; sevk edilen ve garantisi süren makine sayısı; açık teklif, proforma ve sipariş adedi; son tamamlanan sevkiyatın özeti.

• Sekmeler: iletişim bilgileri, satış süreci, sevkiyatlar, sevk edilen makineler, cari, görüşmeler, notlar, makineler

• Aktif teknik destek ve servis işlemleri müşteri kartında görünür

• Maliyet ve kâr bilgisi yalnızca yönetici rolüne gösterilir

Cari modülü firmanın gerçek muhasebe pratiğine göre kuruldu: resmî ve gayriresmî defterler ayrı tutulur, fiilî defter ikisinin tarih sırasına göre birleşimidir ve doğrudan kayıt almaz. Dönem yıldır; devreden bakiye önceki yıllardan otomatik hesaplanır ve para birimleri asla toplanmaz.

• Fatura, tahsilat, ödeme, iade ve diğer hareket türleri; yön (borç/alacak) türe göre otomatik

• Sevkiyat tamamlandığında satış faturası ve nakliye bedeli cariye otomatik ayrı satır olarak geçer

• Vade tarihi (+30/+60/+90 gün kısayolu), geciken gün rozeti ve vadesi geçen fatura toplamı

• Banka masrafı brüt−net farkından otomatik hesaplanır; avans ödemeleri ayrı işaretlenir

• Ödemeler açık faturalara eskiden yeniye dağıtılır; artan kısım avans olarak bekler

Seçilen defter, yıl ve para birimi için Türkçe–İngilizce başlıklı cari ekstresi tek tıkla PDF olarak üretilir; tarayıcıda açılır ya da indirilir.

• Devreden bakiye satırı, belge numarası, açıklama, ödeme kanalı ve yürüyen bakiye

• Avans ve vade bilgisi satır altında; toplam satırı ve para birimi notu

• Yurt dışı müşteriye doğrudan gönderilebilecek düzen

Satış belgeleri tek listede dört sekmeyle izlenir. Her belge türü kendi numara serisini kullanır (teklif, proforma, sipariş); revizyonlar aynı numarayı taşıyıp revizyon sayısı alır. Proformaya ya da siparişe dönüşen belgeler kapalı sayılır ve varsayılan listeden düşer; "kapananları da göster" ile geri gelir.

• Durum, sorumlu ve metin araması; belge no, firma adı veya cari koduyla arama

• Satış türü (iç piyasa, ihracat, ihraç kayıtlı) ve para birimi belge bazında

• Siparişlerde fatura durumu (oluşturulmadı / kısmen / tamamen) ve ödeme durumu rozetleri

Teklif ekranında her makine kalemi kendi sonucunu taşır: bekliyor, proformaya döndü, siparişe döndü, onaylanmadı, ertelendi. Üç makinelik bir teklifin ikisi siparişe dönerken üçüncüsü kaybolmaz; belge "kısmen dönüştürüldü" durumuyla açık kalır ve bekleyen makine panoda görünür.

• Makine kalemlerinde kalıp tipi ve ölçüsü, voltaj, frekans, panel dili, istenen/istenmeyen özellikler, yedek parça ve kurulum talebi

• Kalıp, aparat, yedek parça, kurulum ve nakliye gibi ek kalemler; iskonto katsayıyla hesaplanır, iskontolu fiyat saklanmaz

• Görüşme notu doğrudan teklif üzerinden açılır ve kapatılır; açık görüşmeler panoda listelenir

• Aynı kalem iki kez dönüştürülemez; servis katmanı bunu engeller ve arayüz hatayı gösterir

Belge numarası, tarih ve revizyon sistem tarafından verilir; kullanıcı yalnızca ticari alanları doldurur. Ödeme ve teslim şekli, geçerlilik, belge dili, nakliye bedeli, referans ve müşteri sipariş numarası (PO) bir sonraki belgeye otomatik taşınır — proforma ve siparişte tekrar girilmez.

• Banka hesabı para birimine göre otomatik seçilir; birden fazla hesap belgede gösterilebilir

• Çok aşamalı ödeme planı (örn. avans / sevk öncesi) yüzde ile tanımlanır, ödenen ve kalan otomatik hesaplanır

• Siparişe dönüşümde müşteriye taahhüt edilen teslim tarihi zorunludur; 30/60 iş günü kısayolu resmî tatilleri atlar

Her belge iki dilde PDF olarak üretilir; ürün adları girildiği gibi kalır, başlıklar ve ticari şartlar seçilen dilde basılır. Tutar yazıyla yazılır, ticari şartlar ve notlar belgenin altında yer alır.

• Firma kimliği, logo ve banka bilgileri Ayarlar ekranından yönetilir; belge şablonuna dokunulmaz

• Önizleme sayfasında dil seçimi, indirme ve yeni sekmede açma

• Proforma geçerliliği proforma tarihinden bir ay olarak otomatik atanır

Sipariş oluştuğunda her makine kalemi için adet kadar fiziksel makine birimi açılır; şase ve seri numarası üretim sırasında birim birim girilir. Teslim tarihi, kalan gün ve gerçekleşen sevk tarihi sipariş başlığında yan yana durur.

• Bağlı belgeler zinciri: kaynak teklif ve proforma bir tıkla açılır

• Sipariş edilen / sevk edilen / kalan sayaçları; sevkiyat kartı doğrudan siparişten oluşturulur

• Kısmi sevkiyat: bir makine giderken diğeri üretimde kalabilir; sipariş durumu sevk oranına göre kendini günceller

• Sipariş listesi varsayılan olarak sevkiyatı biten siparişleri gizler

Sevkiyat listesi her satırda bir siparişi ve o siparişin tüm makinelerini gösterir: teslim tarihi ve kalan gün, sevk edilen / kalan adet, toplam tutar ve bağlı sevkiyat kartı. Üretim planlaması bu ekrandan yapılır.

• Sevki bekleyenler, tam sevk edilenler ve tümü görünümleri

• Teslime kalan gün önceliğe göre renklenir; geciken siparişler öne çıkar

• Sevkiyat kartlarıyla karışmaz: burada siparişler, kartlar ekranında sevkiyatlar listelenir

Siparişten seçilen makineler tek sevkiyat kartında toplanır. Fatura numarası ve tarihi kaynak proformadan, teslim ve ödeme şekli siparişten, boşaltma yeri müşteri adresinden otomatik gelir; kullanıcı yalnızca araç, konteyner ve paket bilgilerini tamamlar.

• Bölümler: fatura ve evrak bilgileri → çeki listesi → araç ve konteyner → gümrükleme iş emri → yükleme talimatı

• Vade günü girildiğinde vade tarihi hesaplanır; hafta sonuna denk gelirse pazartesiye kayar

• Seri numarası, paket tipi ve ağırlıklar girilmeden evrak basılamaz ve kart tamamlanamaz — eksik alanlar kartta listelenir

• Kart tamamlandığında seri numarası makine birimine yazılır, sevk edilen makine kartları açılır ve nakliye bedeli cariye geçer

Evraklar aynı karttaki veriden üretildiği için birbirleriyle tutarlıdır: Packing List'teki seri numarası, HS kodu ve ağırlıklar Commercial Invoice ve yükleme talimatında aynıdır. Her evrak PDF olarak indirilir ya da yeni sekmede açılır; sevk sonrası evrak alanları düzenlenebilir, makine satırları kilitlenir.

• HS kodu makine kartından gelir, evrakta koşullu gösterilir

• Gümrükleme iş emri ve yükleme talimatı tek sayfa; nakliyeci ve gümrük müşaviri bilgileri kart üzerinde

• Evraklara sonradan sevk edilen makine kartından ve müşteri kartından da ulaşılır

Sevk edilen her fiziksel makine için ayrı bir kart açılır ve satış sonrası ilişki bu kart üzerinden yürür. Liste sipariş bazında ya da makine bazında görüntülenir; açık işlemi olanlar ve garantisi sürenler tek tıkla filtrelenir.

• Durumlar: müşteride/aktif, kurulum bekliyor, serviste, iade sürecinde, iade edildi, değiştirildi

• Siparişte kurulum talep edildiyse sevkiyatla birlikte "kurulum bekliyor" işlemi otomatik açılır

• Satış süreci öncesinden gelen, siparişe bağlı olmayan sevkiyatlar ayrı bölümde tutulur

Makine kartı "ne gönderdik, ne zaman gönderdik, garanti ne zaman doluyor" sorularını tek bakışta yanıtlar. Sevk anındaki özellikler (kalıp, voltaj, panel dili, opsiyonlar, yedek parçalar, kurulum talebi) siparişten dondurulur; standart makine tanımı sonradan değişse bile bu kayıt değişmez.

• Garanti başlangıcı ve süresi; bitiş tarihi ve kalan gün otomatik

• Satış sonrası işlem türleri: kurulum, teknik destek, servis, yedek parça, iade, değişim — her biri kendi alanlarıyla (planlanan/tamamlanan tarih, parça adı, hazırlık durumu, karar, sonuç)

• Değişim kararında eski kart kapanır, yeni seri numarasıyla yeni kart açılır ve bağ korunur

• Sevkiyat evrakları makine kartından görüntülenir ve indirilir

Makine envanteri Türkçe ve İngilizce adı, seri, şase ve iğne kodu, HS kodu ve görseliyle tutulur. Makine kodu addan ve seriden otomatik üretilir, bir kez atanır ve değişmez. Listede her makinenin güncel vadeli ve peşin maliyeti TL olarak yan yana görünür; maliyeti eksik olanlar ayrı sayılır.

• Kart ve liste görünümü; seri ve durum filtresi, ada göre arama

• Görseller sunucuda işlenir ve küçültülür; değiştirilen görsel silinmez, arşive taşınır

• Makineyle ilgilenen cariler (görüşülüyor / anlaşıldı / satıldı) makine kartında izlenir

Her makinenin reçetesi maliyet envanterindeki kalemlere bağlantı ve adetten oluşur; reçeteye fiyat yazılmaz. Envanterde bir kalemin fiyatı güncellendiğinde o kalemi kullanan tüm makinelerin maliyeti aynı anda değişir.

• Kalemler operasyon (dikiş grubu, mekanik aksam, elektrik ve otomasyon, işçilik) altında gruplanır; ara toplamlar ve makine toplamı

• Vadeli ve peşin maliyet; TL toplam TCMB döviz satış kuruyla USD, EUR ve GBP'ye çevrilir

• Kuru eksik döviz satırı TL toplamına girmez ve uyarıyla gösterilir

• Reçete Excel ve PDF olarak dışa aktarılır; envanterden seçerek kalem eklenir

Maliyet envanteri ürün ve işçilik kalemlerini operasyonlar altında tutar. Her kalemde tedarikçi, marka, para birimi, liste fiyatı, KDV oranı, vadeli/peşin katsayısı ve fiyat tarihi bulunur; KDV dahil fiyat önerilir ve gerekirse elle ezilir.

• Kalem kodu silinince serbest kalır; makine ve cari kodlarının tersine yeniden kullanılabilir

• Excel'den toplu içe aktarma ve hızlı ekleme ekranı; envanterin tamamı Excel'e aktarılır

• Kuru eksik kalem sayısı ve operasyon bazında vadeli/peşin toplamlar listede

Kur her gün değiştiği için makine maliyeti de her gün değişir; satış ekibinin ay içinde tutarlı teklif verebilmesi için ay başında TCMB kuruyla dondurulmuş bir maliyet listesi oluşturulur. Liste sürümlenir; ay içinde yeni sürüm açılabilir, eski sürümler saklanır.

• Her makine için vadeli, peşin ve güncel maliyet ile aradaki fark yüzdesi

• Kur tarihi, kullanılan USD/EUR/GBP kurları ve listeyi oluşturan kullanıcı liste başlığında

• Görüntüleme para birimi seçilebilir; Excel dışa aktarma

• Liste oluşturma ve silme yalnızca yönetici yetkisiyle

Notlar müşteriye, isteğe bağlı olarak makineye ve teklife bağlanır. Konu başlığı, kaynak ve fiyat bilgisi alınabilir; "açık" işaretlenen görüşmeler kapatılana kadar panoda ve teklif ekranında takip edilir.

• Tarih gruplu akış; bu ay, son 30 gün, bu yıl ve tarih aralığı filtreleri

• En çok not alınan cariler ve not alınan makine sayısı özet şeridinde

• Excel'den taşınan geçmiş görüşmeler (yıl, fuar kaynağı, eski kod) ayrı sekmede korunur

• Hızlı ekleme: müşteri kartından çıkmadan not girilir

Panelde kayıt olma yoktur; kullanıcıları yönetici açar. İki rol vardır: yönetici ve personel. Kullanıcı yönetimi, silme işlemleri, maliyet listesi oluşturma ve kârlılık görüntüleme yalnızca yöneticiye açıktır; personel satış ve sevkiyat süreçlerini yürütür ama maliyet ve kâr rakamlarını görmez.

• Ayrılan kullanıcı silinmez, pasifleştirilir; geçmiş kayıtlardaki adı korunur

• Hareket kaydı: kim, ne zaman, hangi kaydı oluşturdu, güncelledi ya da sildi — giriş ve çıkışlar dahil, IP adresiyle

• Kayıtlar belirlenen ay kadar saklanır ve otomatik temizlenir; kişi, tarih aralığı ve türe göre filtre

• Ayarlar: firma kimliği ve logo, görüşme kaynakları, KDV/para birimi/garanti varsayılanları, tema, kur ve önbellek

Panel mobil öncelikli tasarlandı ve ana ekrana eklenebilen bir web uygulaması (PWA) olarak çalışır. Satış temsilcisi fuarda ya da müşteri ziyaretinde telefonundan müşteri kartını açar, not girer, teklif durumuna bakar.

• Alt gezinme çubuğu; masaüstünde sekmeli sidebar, telefonda tek kolon düzen

• Dokunma hedefleri 44 piksel; form alanları masaüstünde yan yana, telefonda alt alta

• Açık ve yumuşak karanlık tema; tercih cihazda saklanır